AJB Hilang? Begini Syarat dan Cara Mengurusnya

AJB atau akta jual beli memiliki peran yang sangat penting dalam proses transaksi jual beli properti. Tak hanya menjadi bukti jual beli yang sah, tetapi AJB juga berfungsi sebagai bukti pendukung proses legalitas dan juga keabsahan transaksi pertanahan.

Namun, terkadang dokumen penting ini dapat hilang karena berbagai alasan, seperti bencana alam, keteledoran, pencurian, atau bahkan kesalahan administrasi. Kehilangan akta jual beli tentunya merepotkan, tapi Anda tidak perlu khawatir karena AJB yang hilang bisa diurus kembali. Berikut adalah cara dan syarat mengurus AJB rumah yang hilang.

Apa itu AJB dan Mengapa Penting?

Pembuatan AJB diatur dalam PP Nomor 24 Tahun 1997 tentang Pendaftaran Tanah. Dalam pasal 37, disebutkan bahwa AJB merupakan bukti yang sah atas peralihan hak atas tanah dan bangunan yang menjadi objek transaksi. AJB sendiri bukanlah bukti kepemilikan tanah atau bangunan, melainkan dokumen resmi yang menyatakan peralihan hak atas sebidang tanah dari pemilik lama (penjual) ke yang baru (pembeli). AJB sendiri diberikan pada satu sampai dua bulan setelah proses akad kredit.

AJB ini wajib dimiliki karena merupakan bukti sah transaksi jual beli properti dan tidak memiliki masa berlaku atau masa kedaluwarsa. Oleh karena itu, AJB tidak boleh hilang. Selain sebagai bukti resmi akan peralihan hak atas tanah atau bangunan, AJB merupakan salah satu syarat administrasi balik nama sertifikat rumah dari pemilik lama ke pemilik baru.

Tak hanya itu, AJB ini juga menjadi landasan penjual atau pembeli untuk memenuhi kewajibannya dalam proses jual beli serta bukti perkara yang sah jika salah satu pihak tidak dapat memenuhi kewajiban. Pada saat ingin menjual rumah pun, AJB ini perlu diperlihatkan kepada calon pembeli. Sebab AJB ini merupakan bukti bahwa properti yang Anda miliki dibeli secara sah. Jadi, simpan AJB ini dengan benar ya!

Lantas, Bagaimana Jika AJB Hilang, Namun Belum Sempat Balik Nama?

Meskipun AJB bukan bukti sah kepemilikan atas sebidang tanah, namun AJB tetap menjadi bukti pendukung dalam kaitannya dengan pendaftaran tanah. Berdasarkan Pasal 2 PP 37/1998 tentang Peraturan Jabatan Pejabat Pembuat Akta Tanah, wewenang untuk membuat AJB adalah pada Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT). Pasal ini berbunyi “PPAT bertugas pokok melaksanakan sebagian kegiatan pendaftaran tanah dengan membuat akta sebagai bukti telah dilakukannya perbuatan hukum tertentu mengenai hak atas tanah atau Hak Milik Atas Satuan Rumah Susun, yang akan dijadikan dasar bagi pendaftaran perubahan data pendaftaran tanah yang diakibatkan oleh perbuatan hukum itu”. Jadi, jika AJB hilang, maka yang harus Anda lakukan adalah datang ke PPAT terkait.

Menurut Pasal 21 ayat (3) PP 37/1998, ditegaskan bahwa akta PPAT dibuat dalam bentuk asli sebanyak 2 lembar, yaitu:

• lembar pertama sebanyak 1 rangkap disimpan oleh PPAT yang bersangkutan; dan
• lembar kedua sebanyak 1 rangkap atau lebih menurut banyaknya hak atas tanah atau Hak Milik Atas Satuan Rumah Susun yang menjadi obyek perbuatan hukum dalam akta, yang disampaikan kepada Kantor Pertanahan untuk keperluan pendaftaran, atau dalam hal akta tersebut mengenai pemberian kuasa membebankan Hak Tanggungan, disampaikan kepada pemegang kuasa untuk dasar pembuatan Akta Pemberian Hak Tanggungan, dan kepada pihak-pihak yang berkepentingan dapat diberikan salinannya.

Berdasarkan ketentuan tersebut, maka setiap PPAT yang membuat AJB sudah pasti memiliki Minuta Akta. Minuta Akta adalah akta asli yang mencantumkan tanda tangan para penghadap, saksi, dan Notaris, yang disimpan sebagai bagian dari Protokol Notaris. Jadi, pihak-pihak yang berkepentingan dapat memperoleh salinan atau turunannya.

Syarat Mengurus AJB yang Hilang

Perlu diketahui bahwa seorang Notaris atau pihak PPAT tidak diizinkan untuk memberikan salinan dari AJB hanya berdasarkan pada pengakuan kehilangan AJB saja. Oleh karena itu, diperlukan sejumlah dokumen sebagai syarat permohonan persalinan AJB. Berikut dokumen-dokumen yang harus disiapkan:

1. Kuitansi Pembayaran

Dokumen pertama yang harus Anda siapkan adalah kuitansi pembayaran dari proses jual beli properti. Oleh karena itu, simpanlah berkas ini dengan aman agar dapat digunakan pada saat keadaan mendesak.

2. Surat Pernyataan Saksi

Selanjutnya, dokumen yang perlu Anda siapkan adalah surat pernyataan saksi. Anda harus menghubungi kedua saksi yang menyaksikan penandatangan AJB tersebut untuk membuat surat pernyataannya.

3. Surat Pernyataan Kesaksian

Selain surat pernyataan dua saksi yang menyaksikan penandatangan AJB, Anda juga perlu melengkapinya dengan membuat surat pernyataan dari kesaksian orang yang dapat dipercaya bahwa AJB Anda hilang.

4. Surat Pernyataan dari Pejabat Lokal atau Ketua Adat

Langkah berikutnya adalah menyiapkan surat pernyataan dari pejabat lokal ataupun ketua adat. Surat ini menyatakan bahwa memang berkas AJB hilang dan pembenaran bahwa Anda sudah melakukan kegiatan jual beli tersebut.

5. Surat Laporan Kehilangan dari Kepolisian

Dokumen terakhir adalah surat laporan kehilangan dari kepolisian. Pada saat AJB hilang, Anda juga harus melengkapinya dengan surat laporan kehilangan yang diterbitkan oleh kepolisian setempat.

Cara Mengurus AJB yang Hilang

1. Kunjungi Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT)

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengunjungi PPAT tempat Anda membuat akta jual beli properti tersebut. Sebagaimana diatur dalam Pasal 21 ayat (3) PP 37/1998, disebutkan bahwa akta jual beli tanah dibuat oleh pihak PPAT sebanyak 2 lembar. Jadi, dapat dipastikan bahwa PPAT memiliki salinan AJB atau akta asli yang mencantumkan tanda tangan para penghadap, saksi, dan notaris (Minuta Akta).

2. Ajukan Permintaan Salinan AJB

Setelah mengunjungi PPAT, lakukan pengajuan permintaan salinan AJB yang hilang. PPAT akan melakukan pemeriksaan dokumen-dokumen persyaratan yang telah Anda siapkan. Jadi, pastikan untuk melampirkan semua dokumen yang menjadi syarat permohonan persalinan AJB ya.

3. Evaluasi Dan Penyerahan Salinan

Setelah menyerahkan berkas persyaratan untuk mengajukan AJB yang hilang, pihak PPAT akan melakukan evaluasi terlebih dahulu terkait pengajuan tersebut. Jika semua dokumen sudah dievaluasi, terverifikasi, dan dinyatakan benar, maka pihak PPAT akan memberikan salinan Minuta Akta atau salinan AJB kepada Anda. Namun, jika PPAT tetap menolaknya, Anda dapat membuat pengaduan sebagaimana diatur dalam Permen ATR/BPN 2/2018.

Pengaduan ini dapat disampaikan secara tertulis kepada Kementerian Agraria dan Tata Ruang/Badan Pertanahan Nasional atau melalui website pengaduan, aplikasi Lapor atau sarana pengaduan lainnya yang disediakan Kementerian.

Mengurus akta jual beli yang hilang memang dapat menjadi proses yang rumit, tetapi dengan memahami langkah-langkah dan persyaratan yang benar, Anda dapat melakukannya dengan aman dan lancar. Penting untuk selalu tetap tenang dan mengikuti petunjuk dari notaris atau PPAT yang bersangkutan. Jangan ragu untuk mencari bantuan profesional jika diperlukan, dan pastikan untuk melengkapi semua dokumen yang diminta dengan teliti.